ACTION DE COLLECTE
QUI PEUT ÊTRE INTÉRESSÉ ?
Les actions de collecte doivent tout particulièrement intéresser :
Les collectivités territoriales pour documenter la vie et l’histoire de leur territoire. Elles peuvent d’ailleurs en confier la réalisation pratique aux organisations ci-dessous.
Les écoles et collèges pour lesquels cette action peut être un bon support pédagogique (la mémoire, c’est l’histoire).
Les clubs d’aînés qui peuvent en faire le thème d’une animation culturelle.
Les sociétés historiques dont l’intérêt est évident.
Les clubs de généalogie qui, dans une vision de long terme, pourraient être intéressés par l’assurance de pérennité des dépôts.
DÉROULEMENT GENERAL D’UNE ACTION DE COLLECTE
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DEROULEMENT |
Rôle du réalisateur de l’action de collecte |
N ° |
Rôle de l’agence de dépôt |
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Préparation de l’action |
Définition des objectifs et du périmètre : territoire, époque, sujet... |
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Définition des prestations attendues et de leur volume. Demande de devis. |
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Établissement du devis | |
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Prise de décision sur l’offre reçue et passage de la commande. Premier acompte. |
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Adaptation, si nécessaire, des documents à fournir pour la collecte aux objectifs définis | |
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L’action Sur le terrain |
Réception et prise en main des documents reçus de CSDP. Duplication des originaux par les collecteurs locaux pour remise aux participants. |
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Réunion d’information et de lancement de la collecte. |
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Animation de l’action : -> collecte des clichés -> recherche des infos pour situer le sujet représenté : qui ou quoi, où, quand, que fait-il ? -> Réunions pour faire le point de l’avancement de la collecte. |
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Fin de la collecte des documents. Organisation des clichés et des données. Envoi à l’agence de dépôt. 2e acompte. |
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Mise en ligne |
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Réception et pointage des documents. |
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Numérisation des clichés. | |
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Ouverture du fonds. Entrée des clichés et données dans la base. | |
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Révision des données et questionnement du collecteur si doutes. | |
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Recherche des éléments demandés et réponse |
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Validation et mise en ligne | |
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Règlement du solde |
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SUPPORTS DE L’ACTION
Tous les documents sont fournis par courrier postal en un exemplaire à dupliquer ou sous forme de fichier Word ou PDF transmis par mail.
Tout est prévu pour assurer le retour des documents vers leurs propriétaires dans les meilleures conditions de sécurité.
L’animateur de l’action reçoit un dossier d’action clef en main et bénéficie d’une assistance mail ou téléphonique.
